asistanim.ai
İzmir

İzmir LCV ve RSVP Yönetimi için Yapay Zeka asistanim.ai

İzmir'in davet takvimi iki ayrı akışın üst üste binmesiyle şekilleniyor. Bir tarafta şehrin köklü fuar ve kongre geleneği var; Fuar İzmir ve şehir merkezindeki kongre merkezleri yıl boyunca ulusal ve uluslararası etkinliklere ev sahipliği yapıyor ve her etkinlik ayrı bir katılımcı teyit operasyonu doğuruyor. Diğer tarafta Çeşme, Alaçatı, Urla ve Seferihisar hattında yoğunlaşan destinasyon davetleri var. TÜİK Adrese Dayalı Nüfus Kayıt Sistemi verilerine göre 4 milyonu aşan nüfusuyla İzmir, evlenme sayısında da Türkiye'nin ilk beş ili arasında. Destinasyon davetlerinin LCV açısından ayırt edici yanı davetli listesinin önemli bölümünün şehir dışından geliyor olması. Bu davetliler için katılım kararı yalnızca gelmek ya da gelmemek değil; konaklama, ulaşım ve kaç gece kalınacağı sorularıyla birlikte veriliyor. Yaz sezonunda ise Temmuz ile Eylül arasında etkinlik yoğunluğu zirveye çıkıyor ve organizasyon ekipleri aynı hafta içinde birden fazla davetli listesini yönetmek zorunda kalıyor. asistanim.ai İzmir'deki fuar, kongre ve destinasyon organizasyonları için davetli listesini aynı anda arar, konaklama ve ulaşım bilgisini katılım cevabıyla birlikte toplar ve kesin listeyi mekan ile ikram planı kapanmadan önce netleştirir.

İzmir pazar bilgisi

Şehre özgü zorluklar

  • Şehir dışı davetlilerde konaklama ve ulaşım belirsizliği

    Çeşme ve Alaçatı hattındaki destinasyon davetlerinde davetli listesinin önemli bölümü İzmir dışından geliyor. Bu davetliler katılım kararını konaklama ve ulaşım netleşmeden vermiyor. Sadece gelecek misiniz sorusu bu davetli grubunda yeterli bilgi üretmiyor; kaç gece kalınacağı ve ulaşımın nasıl sağlanacağı da aynı görüşmede toplanmak zorunda.

  • Yaz sezonunda üst üste binen etkinlik takvimi

    Temmuz ile Eylül arasında İzmir'de fuar, kongre ve destinasyon davetleri aynı haftalara sıkışıyor. Organizasyon ekipleri eş zamanlı birden fazla davetli listesi yönetmek zorunda kalıyor. Manuel teyit operasyonu bu yoğunlukta ölçeklenmiyor ve listelerden biri mutlaka geç kapanıyor.

  • Fuar ve kongre katılımcı listelerinin son haftaya kalması

    Fuar İzmir ve şehir merkezindeki kongre merkezlerinde düzenlenen etkinliklerde katılımcı listeleri genellikle son haftaya kadar kesinleşmiyor. Yaka kartı basımı, salon kapasitesi ve ikram planı bu belirsizlik üzerine kurulduğu için son dakika revizyonu kaçınılmaz oluyor.

  • Kıyı ilçelerinde mekan ve ikram sözleşmelerinin erken kapanması

    Çeşme, Alaçatı ve Urla'daki mekanlar yaz sezonunda kesin kişi sayısını organizasyondan uzun süre önce istiyor. Katılım listesi belirsizken verilen tahmini sayı, sezon fiyatlarıyla birleştiğinde en yüksek maliyet kalemine dönüşüyor.

  • Yabancı davetlilerin destinasyon davetlerinde sessiz kalması

    İzmir kıyı hattındaki destinasyon düğünleri ve uluslararası fuar etkinlikleri yabancı davetli ağırlıyor. Türkçe yürütülen bir teyit operasyonu bu davetlilerden cevap alamıyor ve liste eksik kapanıyor.

Şehre özgü senaryolar

  • Fuar İzmir katılımcı ve ziyaretçi teyidi

    Fuar alanında düzenlenen etkinliklerde katılımcı listesi tek oturumda taranır. Salon, gün ve saat bilgisi aktarılır, katılım cevabı ile refakatçi sayısı toplanır. Yaka kartı basımı ve giriş planlaması kesin sayı üzerinden yapılır.

  • Çeşme ve Alaçatı destinasyon davetlerinde konaklama koordinasyonu

    Şehir dışından gelecek davetliye katılım sorusuyla birlikte kaç gece kalacağı, konaklama tercihi ve ulaşım ihtiyacı sorulur. Toplanan bilgi otel blok rezervasyonu ile transfer planı için doğrudan kullanılır.

  • Kongre ve sempozyum oturum katılımı teyidi

    Şehir merkezindeki kongre merkezlerinde düzenlenen etkinliklerde davetli hangi oturumlara katılacağı bilgisiyle birlikte teyit edilir. Salon kapasitesi ve ikram planı oturum bazında netleşir.

  • Yaz sezonunda paralel liste yönetimi

    Aynı hafta içindeki birden fazla organizasyon için ayrı davetli listeleri paralel çalıştırılır. Her liste kendi arama penceresi, davet metni ve raporuyla ayrı ayrı yönetilir, ekip tek panelden takip eder.

  • Yabancı davetliler için çok dilli teyit araması

    Destinasyon düğünleri ve uluslararası fuar etkinliklerinde yabancı davetliler kendi dillerinde aranır. İngilizce, Almanca, Hollandaca ve Fransızca dahil kırktan fazla dilde davet aktarımı ve cevap toplama yapılır.

  • Organizasyon öncesi ulaşım ve hava koşulu hatırlatması

    Kıyı ilçelerindeki açık hava organizasyonlarında davetliler bir iki gün önce yeniden aranır. Ulaşım tarifi, otopark ve varsa kıyafet önerisi hatırlatılır, katılım bilgisi son kez güncellenir.

Şehirden bir başarı hikayesi

280 kişilik destinasyon düğünü organizasyonu · Çeşme

Davetli listesinin yarısından fazlası İzmir dışından geliyordu. Katılım teyidi görüşmelerinde kaç gece kalınacağı ve ulaşım ihtiyacı da toplandığı için otel blok rezervasyonu ilk tur tamamlandıktan hemen sonra kesin sayı üzerinden yapıldı. Yabancı davetliler kendi dillerinde arandı ve listenin bu bölümü ilk kez eksiksiz kapandı. Organizasyondan iki gün önce yapılan hatırlatma turunda transfer saatleri teyit edildi ve gün içinde ulaşım kaynaklı gecikme yaşanmadı.

Şehre özgü sıkça sorulan sorular

Çeşme ve Alaçatı davetlerinde şehir dışı davetliler için ne toplanıyor?
Destinasyon davetlerinde katılım sorusu tek başına yeterli bilgi üretmiyor. Asistan aynı görüşmede kaç kişiyle gelineceğini, kaç gece konaklanacağını, konaklama tercihini ve havalimanı transferi gerekip gerekmediğini sorar. Toplanan bilgiler otel blok rezervasyonu ile transfer planı için doğrudan kullanılabilir formatta dışa aktarılır. Böylece konaklama koordinasyonu teyit operasyonundan ayrı bir iş yükü olmaktan çıkar.
Fuar ve kongre katılımcı listeleri ne kadar sürede kapanıyor?
Liste sisteme yüklendiği anda ilk tur tarama başlar ve yüzlerce kişilik bir katılımcı listesi tek gün içinde taranır. Ulaşılamayan satırlar farklı gün ve saat dilimlerinde otomatik olarak yeniden aranır. Fuar İzmir ve şehir merkezindeki kongre etkinliklerinde kesin katılımcı sayısı klasik yönteme göre günler önce netleşir. Yaka kartı basımı, salon kapasitesi ve ikram planı bu sayı üzerinden son dakika revizyonu olmadan yapılır.
Yaz sezonunda aynı hafta birden fazla organizasyonumuz var, hepsi yönetilebiliyor mu?
Evet. Her organizasyon kendi davetli listesi, kendi davet metni ve kendi arama penceresiyle ayrı bir akış olarak çalışır. Sistem sınırsız eş zamanlı arama kapasitesine sahip olduğu için listeler birbirini yavaşlatmaz. Organizasyon ekibi tüm akışları tek panelden takip eder ve her liste için ayrı canlı katılım raporu görür. Temmuz ile Eylül arasındaki yoğunlukta manuel operasyonun ölçeklenemediği nokta tam olarak burasıdır.
Yabancı davetlilerimiz hangi dillerde aranıyor?
Türkçe ana dil olmak üzere kırktan fazla dilde native düzeyinde arama yapılır. İzmir kıyı hattındaki destinasyon düğünlerinde ve uluslararası fuar etkinliklerinde en sık kullanılan diller İngilizce, Almanca, Hollandaca ve Fransızca. Davetli listesinde dil alanı tanımlıysa asistan doğrudan o dilde başlar. Tanımlı değilse görüşmenin ilk saniyelerinde dili algılar ve konuşmayı o dilde sürdürür.
Kıyı ilçelerindeki mekanlar kesin sayıyı erken istiyor, buna yetişebiliyor muyuz?
Yaz sezonunda Çeşme, Alaçatı ve Urla'daki mekanlar kesin kişi sayısını organizasyondan uzun süre önce istiyor. Paralel arama akışı sayesinde davetli listesinin ilk turu liste yüklendiği gün tamamlanır, tekrar arama turları da birkaç gün içinde kapanır. Bu da mekan ve ikram sözleşmesi için verilecek sayının tahminle değil toplanan gerçek cevaplarla belirlenmesi anlamına gelir. Sezon fiyatlarıyla çalışılan bir organizasyonda bu fark doğrudan bütçeye yansır.
Davetli verilerimiz ve konaklama tercihleri nasıl korunuyor?
Davetlinin adı, telefon numarası, katılım bilgisi ve konaklama tercihi 6698 sayılı Kanun kapsamında kişisel veridir. Liste uçtan uca şifreli altyapıda saklanır, erişim rol bazlı yetkilendirmeyle sınırlanır ve her işlem denetim izine yazılır. Organizasyon sonrası saklama süresi baştan tanımlanır ve süre dolduğunda kayıtlar silinir. Fuar ve kongre gibi ticari tanıtım içeren davetlerde İleti Yönetim Sistemi üzerinden onay kontrolü akışa eklenir.

Diğer şehirlerimiz

İzmir organizasyonunuz için LCV demosu planlayalım

Fuar katılımcı teyidini ve destinasyon davetlerinde konaklama bilgisi toplama akışını canlı gösterelim.

Demo iste