asistanim.ai
İstanbul

İstanbul LCV ve RSVP Yönetimi için Yapay Zeka asistanim.ai

İstanbul, Türkiye'nin davet ve organizasyon hacminin merkezinde. TÜİK Adrese Dayalı Nüfus Kayıt Sistemi verilerine göre 15 milyonu aşan nüfusuyla şehir, evlenme sayısında da Türkiye'nin en yüksek il payına sahip. Bunun yanına kurumsal tarafın lansman, açılış, kongre ve bayi toplantısı yoğunluğu eklendiğinde İstanbul'da her hafta binlerce ayrı davetli listesi oluşuyor. Bu listelerin ortalama büyüklüğü de diğer illere göre belirgin şekilde yukarıda; geniş aile yapısı, iş çevresi ve kurumsal davetlerin iç içe geçmesi dört yüz ile bin kişi arasında listeleri olağan hale getiriyor. İstanbul'a özgü asıl zorluk ise listenin büyüklüğü değil, davetlinin katılım kararının şehir içi ulaşım koşullarına bağlı olması. Anadolu yakasından Avrupa yakasına akşam saatinde geçecek bir davetli, kararını organizasyona birkaç gün kala veriyor. asistanim.ai İstanbul'daki bireysel ve kurumsal organizasyonlar için davetli listesinin tamamını aynı anda arar, katılım cevabını ve kişi sayısını toplar, ulaşılamayan satırları akıllı tekrar arama akışına alır ve etkinlik öncesi hatırlatma turuyla kesin sayıyı kapatır.

İstanbul pazar bilgisi

Şehre özgü zorluklar

  • Dört yüz kişiyi geçen listelerin manuel taranamaması

    İstanbul'da bireysel organizasyonların davetli listesi çoğunlukla dört yüz kişinin üzerinde. Bu listeyi bir aile ya da küçük bir organizasyon ekibi tek tek arayarak tarayamaz. Aramaların önemli bölümü ilk denemede yanıtsız kalır, tekrar aramalarla iş yükü günlere yayılır ve organizasyon sahibinin enerjisini bitirir. Paralel arama akışı listeyi tek oturumda tarar.

  • Şehir içi ulaşımın katılım kararını belirsizleştirmesi

    İstanbul'da davetli katılım kararını mesafe ve trafik üzerinden veriyor. Anadolu yakasından Avrupa yakasına akşam saatinde geçecek bir davetli kararını erken vermiyor, hafta içi akşam davetlerinde ise son ana kadar erteliyor. Tek turluk bir teyit operasyonu bu şehirde yetersiz kalır; etkinlik öncesi ikinci tur hatırlatma araması katılım sayısını gerçeğe yaklaştırır.

  • Kurumsal davetlerde protokol yükünün ağırlığı

    İstanbul kurumsal etkinlik hacminin merkezi. Lansman, açılış ve kongre davetlerinde davetlinin unvanı, kurumu ve protokol sırası aramanın her adımında doğru kullanılmak zorunda. Yüzlerce davetlide bu disiplini manuel bir ekiple korumak zor; yanlış hitap kurumsal itibar riski yaratır.

  • Yabancı davetlilerin listede sessiz kalması

    İstanbul'da hem uluslararası kongreler hem çok uluslu şirket etkinlikleri hem de yabancı aile bağı olan bireysel davetler yaygın. Türkçe arama yapan bir ekip bu davetlilerden cevap alamıyor ve listenin bir bölümü sessiz kalıyor. Çok dilli arama akışı bu satırları da kapatır.

  • Mekan ve ikram sözleşmelerinde kesin sayı baskısı

    İstanbul'da mekan ve ikram anlaşmaları çoğunlukla kişi başı bedelle ve organizasyondan günler önce kesinleşmesi gereken bir sayıyla yapılıyor. Katılım listesi belirsiz kaldığında bu sayı tahminle veriliyor. Fazla tahmin doğrudan israf, eksik tahmin ise organizasyon gününde davetlinin ayakta kalması demek.

Şehre özgü senaryolar

  • Beşiktaş ve Şişli kurumsal lansman RSVP operasyonu

    Avrupa yakası iş merkezlerinde düzenlenen lansman ve kokteyl davetlerinde asistan davetliyi unvanıyla arar, etkinlik yeri ve saatini aktarır, katılım cevabını ve refakatçi bilgisini alır. Toplanan veriler protokol masası ile oturma düzeni planına doğrudan aktarılır.

  • Kadıköy ve Ataşehir bireysel davet listesi taraması

    Anadolu yakasında düzenlenen düğün, nikah ve kına organizasyonlarında beş yüz kişiyi geçen listeler tek oturumda taranır. Katılacak, katılmayacak ve kararsız ayrımı canlı raporda anında görünür hale gelir.

  • Çok dilli uluslararası kongre davetli teyidi

    İstanbul'da düzenlenen uluslararası kongre ve sempozyumlarda yabancı katılımcılar kendi dillerinde aranır. Oturum programı, kayıt saati ve konaklama bilgisi aktarılır, katılım cevabı listeye işlenir.

  • Boğaz ve tarihi mekan davetlerinde ulaşım bilgilendirmesi

    Boğaz kıyısı ve tarihi yarımada mekanlarında düzenlenen organizasyonlarda otopark, vale ve toplu taşıma soruları davetlinin en sık sorduğu başlıklar. Asistan bu soruları teyit görüşmesinin içinde yanıtlar ve katılım kararını kolaylaştırır.

  • Etkinlik öncesi ikinci tur hatırlatma araması

    Katılacağını bildiren davetliler organizasyondan bir iki gün önce yeniden aranır. Trafik ve mesafe nedeniyle kararını değiştirenler bu turda tespit edilir, kesin sayı ikram firmasına gönderilmeden önce güncellenir.

  • Davetiye numarasına dönen davetlilerin karşılanması

    Davetiye üzerindeki hatta dönen davetliler yapay zeka tarafından karşılanır. Adres tarifi, kıyafet kuralı ve saat bilgisi verilir, katılım cevabı aynı çağrıda kaydedilir ve davetli giden arama kuyruğundan çıkarılır.

Şehirden bir başarı hikayesi

620 kişilik bireysel düğün organizasyonu · Kadıköy

Davetli listesinin ilk tur taraması tek bir öğleden sonrada tamamlandı. İlk turda ulaşılamayan davetliler akşam saat dilimine kaydırılan tekrar aramayla kapatıldı. Organizasyondan iki gün önce yapılan hatırlatma turunda kişi sayısı bir kez daha güncellendi ve ikram firmasına verilen kesin sayı ile gün içindeki gerçek katılım arasındaki fark tek haneli rakama indi. Ailenin telefon başında geçirdiği gün sayısı sıfıra düştü.

Şehre özgü sıkça sorulan sorular

İstanbul'da beş yüz kişilik bir davetli listesi ne kadar sürede taranıyor?
Sistem sınırsız eş zamanlı giden arama kapasitesiyle çalıştığı için liste sırayla değil aynı anda aranır. Beş yüz kişilik bir listenin ilk tur taraması tipik olarak bir saatin altında tamamlanır. İlk turda ulaşılamayan davetliler otomatik tekrar arama kuyruğuna girer ve farklı saat dilimlerinde yeniden denenir. İstanbul gibi davetlinin gün içinde ulaşılabilirliğinin çok değiştiği bir şehirde bu ikinci ve üçüncü tur asıl farkı yaratır.
Anadolu ve Avrupa yakası ayrımına göre farklı akış kurulabiliyor mu?
Evet. Davetli listesine yaka ve ilçe bilgisi alanı eklendiğinde asistan konuşmayı buna göre uyarlar. Karşı yakadan gelecek davetliye ulaşım süresi, otopark ve vale bilgisi proaktif olarak aktarılır. Aynı ayrım hatırlatma turunda da kullanılır; uzak yakadaki davetliler daha erken saatte aranarak yola çıkma kararı desteklenir.
İstanbul'daki kurumsal etkinliklerde unvan ve protokol bilgisi nasıl işleniyor?
Davetli listesine unvan, kurum ve protokol sırası alanları eklenir. Asistan her davetliye kendi unvanıyla hitap eder ve kurumsal davet metnini o davetliye uygun tonda aktarır. Refakatçi sayısı, özel diyet talebi ve vale ihtiyacı aynı görüşmede toplanır. Görüşme sonunda tüm alanlar protokol masası ve oturma düzeni planı için tek dosyada dışa aktarılır.
Yabancı davetlilerimiz için hangi diller destekleniyor?
Türkçe ana dil olmak üzere kırktan fazla dilde native düzeyinde arama yapılır. İstanbul'da düzenlenen uluslararası kongreler ve çok uluslu şirket etkinliklerinde en sık kullanılan diller İngilizce, Almanca, Arapça, Rusça ve Fransızca. Davetli listesinde dil alanı tanımlıysa asistan doğrudan o dilde başlar. Tanımlı değilse görüşmenin ilk saniyelerinde dili algılar ve konuşmayı o dilde sürdürür.
Davetli listemiz KVKK açısından nasıl korunuyor?
Davetlinin adı, telefon numarası ve katılım bilgisi 6698 sayılı Kanun kapsamında kişisel veridir. Liste uçtan uca şifreli altyapıda saklanır, erişim rol bazlı yetkilendirmeyle sınırlanır ve her işlem denetim izine yazılır. Organizasyon sonrası saklama süresi baştan tanımlanır ve süre dolduğunda kayıtlar silinir. Kurumsal lansman gibi ticari tanıtım içeren davetlerde İleti Yönetim Sistemi üzerinden onay kontrolü akışa eklenir.
İstanbul trafiği nedeniyle son dakika vazgeçen davetliler nasıl yakalanıyor?
Tek turluk bir teyit operasyonu bu şehirde yeterli olmuyor. Katılacağını bildiren davetliler organizasyondan bir iki gün önce ikinci kez aranır. Bu turda hem adres ve saat hatırlatılır hem de kararını değiştiren davetliler tespit edilir. Kişi sayısı ve refakatçi bilgisi güncellenir. İkram firmasına verilen kesin sayı bu son turdan sonra kapatıldığı için tahmin payı belirgin şekilde daralır.

Diğer şehirlerimiz

İstanbul organizasyonunuz için LCV demosu planlayalım

Davetli listenizin nasıl tek oturumda tarandığını ve canlı katılım raporunun nasıl oluştuğunu birlikte görelim.

Demo iste